6.1 กิจกรรม 5 ส. (5S)

 กิจกรรม 5 ส. เป็นปัจัยพื้นฐานของการทำกิจกรรมคุณภาพ เเละการเพิ่มผลผลิตในองค์การหรือที่ทำงานสถาณประกอบการต่าง ๆ เพื่อปรับปรุงเเละพัฒนาประสิทธิภาพในการทำงานของหน่วยงานนั้น ๆ ในการทำ 5 ส. จึงเป็นเทคนิคที่ใช้เพื่อจัดเเละรักษาสภาพเเวดล้อมด้านคุณภาพในองค์การเทคนิค 5 ส. เป็นคำย่อมาจากภาษาญี่ปุ่น 5 คำ คือ
                    
                                เซริ (Seiri)                          สะสาง
                               
                                เซตง (Seiton)                     สะดวก

                                เซโซ (Seiso)                       สะอาด

                                เซเก็ตสึ (Seiketsn)             สุขลักษณะ

                                ซิตสุกะ (Shitsuke)             สร้างนิสัย

          ประเทศญี่ปุ่นทำ 5 ส. มานานเเล้วเเละมองว่า 5 ส. ไม่ใช่เป็นเเค่การปรับปรุงสภาพเเวดล้อม เเต่ยังเป็นการปรับปรุงกระบานการคิดด้วย ส่วนในตะวันตกไม่ค่อยทำ 5 ส. มีเเต่กิจกรรมที่คล้ายกับ 5 ส. ในกิจการบางอย่าง เช่น ภัตตาคาร ห้างสรรพสินค้า โรงเเรม ห้องสมุดเเละสถานหย่อนใจ ประเทศญี่ปุ่น ได้ใช้ 5 ส. เป็นขั้นตอนสามารถนำมาปรับปรุงคุณภาพในการปฎิบัติงานให้ดีขึ้นได้ดังนี้

ภาษาญี่ปุ่น            ภาษาอังกฤษ           ภาษาไทย                   ความหมาย                 ตัวอย่างทั่วไป
เซริ (Seiri)                Structurize                สะสาง                  การจัดการองค์การ                โยนขยะทิ้ง
                                                                                                (Organization)
เซตง (Seiton)           Systematise               สะดวก                   ความเป็นระเบียบ           ดึงเอกสารออกได้
                                                                                                 (Cleaning)                มาได้ภายใน 30 วินาที
เซโซ (Seiso)               Sanitise                    สะอาด                     ความสะอาด             เเต่ละคนรับผบชอบ
                                                                                                  (Cleaning)                เรื่องความสะอาด
เซเก็ตสึ (Seiketsu)    Standardise             สุขลักษณะ            ความเป็นมาตรฐาน          ความโปร่งใสในการ
                                                                                             (Standardization)                  เก็บของ
ซิตสุกะ (Shitsuke)    Stlf-disci-pline         สร้างนิสัย              ความมีวินัยในตนเอง       ทำ 5 ส. ทุกๆวัน
                                                                                              (Self-discipline)

  (1) การจัดองค์การ(Organization) หรือสะสาง นอจากโยนขยะทิ้งแล้ว ยังต้องจัดองค์ในลักษณะต่างๆ รวมทั้งให้ความสำคัญกับหลัก "หนึ่งดีที่สุด(One-is-best)" เช่น จัดให้มีเครื่องมือหรือเครื่องเขียนชุดเดียว มีแบบฟอร์มหรือบันทึกที่ใช้กระดาษแผนเดียว มีขั้นตอนการทำงานที่เสร็จสิ้นวันเดียวให้บริการลูกค้าในจุดเดียว และมีที่วางแฟ้มอยู่ที่เดียว ซึ่งตรงกับภาษิตจีนว่า "ให้งานวันนี้เป็นของวันนี้(let today's work belong to today)" ซึ่งต้องมีทั้งการจัดองค์การและมีวินัยในตนเอง
  (2) ความเป็นระเบียบ (neatness) หรือสะดวก ความเป็นระเบียบความเป็นการศึกษาเกี่ยวกับประสิทธิภาพเป็นคำถามที่ว่า "ได้สิ่งที่ต้องการเร็วแค่ใหนและจัดสิ่งของได้เร็วแค่ใหน" ซึ่งต้องตัดสินใจว่าสิ่งของตรงไหนบ้างที่เป็นอุปสรรคต่อความรวดเร็วแต่แทนที่จะวิเคราะห์ส่วนของตนเองอย่างเดียว ก็ต้องวิเคราะห์ส่วนของคนอื่นด้วย ทั้งคนที่ใช้บ่อยเเละไม่ค่อยได้ใช้ โดยต้องจัดระบบให้ทุกคนเข้าใจ
  (3) ความสะอาด (cleaning) ทุกคนเป็นภารโรง  เพราะทุกคนต้องสามารถทำความสะอาดได้ ไม่ว่าจะอยู่ในสำนักงานหรือโรงงาน อาจเริ่มจากการวาดภาพพื้อที่่ซึ่งต้องรับผิดชอบออกมาให้ชัด จนกระทั่งเเน่ใจว่ามีพื้นที่ใดไม่มีคนรับผิดชอบ
  (4.) ความเป็นมาตรฐาน (standardization) หรือสุขลักษณะ หมายถึง การบำรุงรักษาองค์การอย่างต่อเนื่องเเละสม่ำเสมอ รวมไปถึงการทำความสะอาดที่ทำงานเเละสภาพเเวดล้อมให้มีทัศนียภาพที่ดีเเละเป็นไปตามมาตรฐานของ 5 ส. ตลอดจนการนำสิ่งใหม่ ๆ เเละการสร้างทัศนียภาพโดยรวมมาใช้ เพื่อให้บรรลุเงื่อนไขที่สามารถทำงานได้รวดเร็ว
  (5.)ความมีวินัยในตนเอง (self-discipline) หรือสร้างนิสัย หมายถึง การค่อย ๆ ซึมซับความสามารถในการทำงานใหม่ต่าง ๆ ตามวิธีการที่กำหนด เป็นการเน้นที่การสร้างนิสัยที่ดีในการทำงาน สอบทุกคนให้รู้ว่าสิ่งที่ต้องทำคืออะไร ให้ทุกคนฝึกหัดขจัดนิสัยไม่ดีเเละสร้างนิสัยที่ดีซึ่งเป็นวิธีที่ช่วยให้คนสร้างนิสัยการทำตามกฎหมาย
           เมื่อทำกิจกรรม 5 ส. อย่างจริงจังเเล้ว องค์การหรือที่ทำงาน สถานประกอบการ จะพบว่าในการปฎิบัติงานในองค์การนั้น มีความปลอดภัย บรรยากาศในที่ทำงานน่าทำงาน การทำงานไม่เกิดสูญเปล่า ซึ่งรวมถึงความสูญเปล่าในการลงทุนเเละในการจัดซื้อที่ลดลงตามมาจนถึงไม่เกิดปัญหาเหล่านี้อีกเลย ทั้งนี้ยังช่วยลดการเก็บสินค้า หรือมีของคงคลังน้อยลง